Brak jednej stałej kwoty w umowie nie oznacza, że umowa nie ma wartości na potrzeby CRU JSFP. Najpierw należy sprawdzić, czy całkowita wartość albo maksymalne wynagrodzenie wynikają z umowy. Jeżeli nie, punktem odniesienia są środki, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację konkretnego zobowiązania.
Kiedy umowa podlega CRU JSFP?
Obowiązek dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r., które stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych i zostały zawarte w wymaganej formie. Przed publikacją trzeba dodatkowo sprawdzić wyłączenia z art. 34a ust. 5 oraz ograniczenia jawności z art. 34a ust. 8 ustawy o finansach publicznych.
Informację udostępnia się i aktualizuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od zawarcia umowy albo od zaistnienia zmiany informacji o umowie. Ustawa nie ustanawia minimalnego progu wartości, poniżej którego umowa automatycznie wypada z CRU JSFP.
Hierarchia ustalania wartości
- Jeżeli umowa wskazuje całkowitą wartość, przyjmij wartość określoną w umowie.
- Jeżeli wskazuje maksymalne całkowite wynagrodzenie, przyjmij maksymalną wartość wynikającą z zobowiązania.
- Jeżeli stawka i wiążący maksymalny wolumen obejmują cały odpłatny zakres, ustal wartość z tych postanowień.
- Jeżeli są tylko ceny jednostkowe albo wolumen orientacyjny, ustal środki przeznaczone na realizację konkretnej umowy.
- Przy umowie na czas nieoznaczony zastosuj okres pierwszych 48 miesięcy.
- Uwzględnij opcje i wznowienia zgodnie z właściwymi przepisami.
Wartość w CRU JSFP nie jest sprawozdaniem z faktycznego wykonania finansowego. Nie należy czekać na zakończenie umowy i sumować faktur.
Wartość określona wprost i maksymalne wynagrodzenie
Jeżeli umowa stanowi, że łączne wynagrodzenie wynosi 80 000 zł netto, tę kwotę należy przyjąć niezależnie od rat, liczby faktur albo tego, że ostatecznie wydano mniej. Analogicznie, zapis „wynagrodzenie nie przekroczy 150 000 zł netto” co do zasady wskazuje maksymalną całkowitą wartość umowy.
Trzeba jednak odróżnić maksymalną wartość zobowiązania od limitu technicznego. Limit karty flotowej, jednej transakcji, konta, dnia albo wewnętrznego budżetu komórki organizacyjnej nie jest automatycznie wartością całej umowy. Decyduje treść prawna limitu i zakres zobowiązania jednostki.
Stawki jednostkowe, wolumen i środki przeznaczone na realizację
Stawka 300 zł netto za godzinę i wiążący maksymalny limit 200 godzin mogą dać wartość 60 000 zł netto, jeżeli oba elementy obejmują cały odpłatny zakres i wynikają z wiążących postanowień umowy.
Jeżeli 200 godzin jest tylko prognozą, szacunkiem albo przewidywanym zapotrzebowaniem, nie należy automatycznie traktować iloczynu jako całkowitej wartości określonej w umowie. Trzeba ustalić łączną wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację tej konkretnej umowy.
Podstawą kalkulacji mogą być dane historyczne, prognozowane zużycie, przewidywany wolumen, wniosek zakupowy, plan finansowy, zabezpieczenie środków lub decyzja dysponenta. Kwota powinna obejmować cały okres i być możliwa do udokumentowania; nie musi być tożsama z formalną rezerwacją obejmującą wiele zobowiązań.
Media, paliwo, telekomunikacja i chmura
W umowach na energię, gaz, wodę, ścieki, telekomunikację, paliwo i usługi chmurowe wynagrodzenie często zależy od rzeczywistego zużycia. Należy kolejno sprawdzić: całkowitą wartość, maksymalne wynagrodzenie, wiążący wolumen, charakter prognozy oraz środki przeznaczone na cały okres umowy.
Nie należy wpisywać ceny jednej jednostki, pierwszej faktury, wartości zero ani wydatków tylko z pierwszego roku, gdy umowa obejmuje dłuższy okres. Limit pojedynczej karty lub pojazdu nie zastępuje wartości całej umowy. Zmienna wysokość faktur nie oznacza, że wpis trzeba zmieniać co miesiąc.
Umowy kosztorysowe i prowizyjne
Wynagrodzenie kosztorysowe można ustalić na podstawie cen jednostkowych i przedmiaru, jeśli zakres jest wiążący, kompletny i jednoznaczny. Przy orientacyjnym przedmiarze, obmiarze powykonawczym lub zakresie zależnym od rzeczywistych potrzeb należy zbadać maksymalne wynagrodzenie, wiążącą część zakresu oraz środki przeznaczone na realizację.
Przy success fee, prowizji od sprzedaży albo wynagrodzeniu zależnym od wyniku przyjmij wartość, jeżeli można jednoznacznie ustalić jej wysokość lub maksimum. Przykładowo 5% od maksymalnie odzyskanej kwoty 1 000 000 zł daje maksymalne wynagrodzenie 50 000 zł netto. Nie wpisuje się zera tylko dlatego, że zapłata zależy od przyszłego rezultatu.
Czas nieoznaczony, opcje i wznowienia
Przy umowie na czas nieoznaczony wartość ustala się za pierwsze 48 miesięcy. Dotyczy to zarówno wartości wynikającej z umowy, jak i środków przeznaczonych na jej realizację. Miesięczna opłata 2 000 zł netto daje więc 96 000 zł netto za okres przyjmowany na potrzeby CRU JSFP.
Opcje i wznowienia należy uwzględnić, jeżeli wymagają tego przepisy i charakter umowy. Zakres podstawowy 90 000 zł oraz opcja 20 000 zł mogą zatem dać 110 000 zł. Jeżeli opcja została już prawidłowo ujęta w pierwotnej wartości, jej uruchomienie nie powoduje ponownego doliczenia.
Umowy w walucie obcej
Wartość do CRU JSFP podaje się w złotych i bez VAT. Przepisy nie wskazują szczegółowego kursu ani dnia przeliczenia, dlatego jednostka powinna przyjąć jednolitą, udokumentowaną procedurę, np. kurs średni NBP z dnia zawarcia albo dnia poprzedzającego zawarcie umowy.
W dokumentacji warto zachować kwotę i walutę umowy, kurs, datę kursu, źródło danych, działanie matematyczne, wynik w złotych i osobę dokonującą kalkulacji. Przy umowie bezterminowej najpierw ustala się wartość za 48 miesięcy, a dopiero potem przelicza ją na PLN.
Kiedy aktualizować wartość?
Niższe wykonanie, mniejsze zużycie, wyższa faktura mieszcząca się w dotychczasowym limicie albo zmiana klasyfikacji budżetowej nie powodują automatycznej aktualizacji. Aktualizacja może być konieczna, gdy aneks zwiększa lub zmniejsza wynagrodzenie, rozszerza odpłatny zakres, zmienia okres w sposób wpływający na wartość albo dodaje świadczenia.
Trzeba też ocenić, czy aneks nadal modyfikuje tę samą umowę, czy w istocie prowadzi do nowego zamówienia lub odrębnego stosunku prawnego. Sama nazwa dokumentu nie rozstrzyga. Przy aktualizacji warto wskazać podstawę, przyczynę i datę zaistnienia zmiany.
Wartość umowy a wartość szacunkowa zamówienia
Wartości umowy w CRU JSFP nie należy mechanicznie utożsamiać z wartością szacunkową zamówienia ustaloną na potrzeby PZP. Wartość szacunkowa służy przygotowaniu postępowania, natomiast wartość CRU JSFP dotyczy zawartej umowy i wynika z jej treści albo ze środków przeznaczonych na realizację, gdy umowa nie określa całkowitej wartości.
Praktyczna checklista
- Czy umowa podlega publikacji i nie korzysta z wyłączenia?
- Czy wskazuje całkowitą wartość lub maksymalne wynagrodzenie?
- Czy limit jest umowny, a nie wyłącznie techniczny?
- Czy stawka i wolumen są wiążące oraz obejmują cały zakres?
- Czy przy braku wartości ustalono środki dla konkretnego zobowiązania?
- Czy zastosowano okres 48 miesięcy przy umowie bezterminowej?
- Czy uwzględniono opcje, wznowienia i walutę obcą?
- Czy kwota jest netto i czy kalkulacja jest udokumentowana?
- Czy późniejsze zdarzenie zmienia informację o umowie, czy tylko poziom wykonania?
Podsumowanie
Najważniejsze pytanie nie brzmi: „Ile jednostka ostatecznie zapłaciła?”. Należy ustalić, jaka całkowita wartość wynikała z umowy, a jeżeli jej nie określono — jakie środki jednostka zamierzała przeznaczyć na realizację tego konkretnego zobowiązania. Nie jest nią automatycznie pierwsza faktura, wartość brutto, wartość szacunkowa PZP, limit techniczny ani faktyczne wykonanie finansowe.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ustalenie wartości konkretnej umowy wymaga analizy jej postanowień, modelu wynagrodzenia, limitów, wolumenów, okresu obowiązywania, opcji, wznowień i dokumentacji finansowej jednostki.