CRU JSFP — czy umowa zlecenia albo o dzieło trafi do rejestru?

W urzędach, uczelniach publicznych, szpitalach, instytucjach kultury i innych jednostkach sektora finansów publicznych umowy zlecenia oraz umowy o dzieło są codziennością. Pojawia się więc praktyczne pytanie: czy taka umowa będzie widoczna w Centralnym Rejestrze Umów JSFP?

Na dzień 28 czerwca 2026 r. trzeba od razu uporządkować jedną rzecz. Nowelizacja z Dz.U. 2025 poz. 1844 przewiduje, że nowe przepisy o CRU JSFP stosuje się do umów zawartych od 1 lipca 2026 r. To ważne, bo jednostki już dziś powinny mieć gotową procedurę kwalifikacji, ale sama ocena musi zawsze uwzględniać datę zawarcia danej umowy.

O publikacji nie przesądza samo słowo „zlecenie” albo „dzieło”. Kluczowe jest to, czy od 1 lipca 2026 r. konkretna umowa spełnia przesłanki art. 34a ustawy o finansach publicznych w brzmieniu nadanym nowelizacją.

Nie nazwa umowy, tylko jej rzeczywisty charakter

Art. 34a ust. 1 obejmuje umowy zawarte przez jednostkę sektora finansów publicznych albo na jej rzecz, jeżeli spełniają łącznie dwa podstawowe warunki.

• stanowią zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych,
• zostały zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Prawo zamówień publicznych definiuje zamówienie jako odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług.

W praktyce przy zleceniu albo dziele trzeba więc zadać pytanie: czy JSFP odpłatnie nabywa od wykonawcy usługę albo określony rezultat potrzebny jednostce? Jeżeli tak, taka umowa powinna trafić do analizy pod kątem CRU JSFP.

Kiedy zlecenie albo dzieło powinno trafić do analizy

Umowa zlecenia albo umowa o dzieło powinna zostać oceniona pod kątem CRU JSFP przede wszystkim wtedy, gdy:

• zawiera ją JSFP albo umowa jest zawierana na jej rzecz,
• ma charakter odpłatny,
• przedmiotem jest usługa, dostawa albo rezultat zamawiany przez jednostkę,
• została zawarta w wymaganej formie,
• nie zachodzi ustawowe wyłączenie całej umowy,
• nie ma potrzeby ograniczenia jawności wszystkich informacji, a co najwyżej części danych.

Typowe przykłady zleceń, które często będą wymagały takiej oceny, to szkolenia, wykłady, konsultacje, tłumaczenia, moderacja wydarzeń, wsparcie organizacyjne, usługi IT albo czynności eksperckie.

Typowe przykłady dzieła, które również mogą wymagać analizy, to ekspertyzy, raporty, opracowania, projekty graficzne, publikacje, koncepcje albo analizy.

Kiedy taka umowa nie trafi do CRU JSFP

Nie każde zlecenie i nie każde dzieło będzie publikowane. Umowa może nie podlegać CRU JSFP między innymi wtedy, gdy:

• nie została zawarta przez JSFP ani na jej rzecz,
• nie stanowi zamówienia w rozumieniu Pzp,
• nie dotyczy odpłatnego nabycia dostaw, usług albo robót budowlanych,
• jest umową z zakresu prawa pracy,
• mieści się w jednym z wyłączeń ustawowych z art. 34a ust. 5,
• część informacji podlega ograniczeniu jawności na podstawie art. 34a ust. 8 i ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Trzeba tu odróżnić dwie rzeczy: wyłączenie całej umowy z CRU JSFP oraz ograniczenie jawności tylko wybranych informacji o umowie. To nie są te same sytuacje i nie powinny być mieszane w procedurze jednostki.

Czy istnieje próg wartości?

W nowych przepisach CRU JSFP sam art. 34a nie uzależnia obowiązku od minimalnej kwoty umowy. To oznacza, że jednostka nie powinna pomijać małych zleceń albo drobnych dzieł tylko dlatego, że ich wartość jest niewielka.

Nie chodzi o to, że każda niska kwota automatycznie trafi do publikacji. Chodzi o to, że brak jest prostego progu zwalniającego z samej analizy.

Jak ustalić wartość umowy zlecenia albo o dzieło

Rozporządzenie z Dz.U. 2026 poz. 440 porządkuje tę kwestię dość precyzyjnie. Zgodnie z § 2:

• wartością umowy jest co do zasady całkowita wartość określona w umowie,
• przy umowie na czas nieoznaczony bierze się wartość za pierwsze 48 miesięcy wykonywania,
• jeżeli wartość nie została określona wprost, przyjmuje się łączną wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację umowy,
• uwzględnia się wartość opcji i wznowień,
• nie uwzględnia się podatku od towarów i usług.

Przy umowach zlecenia i o dzieło najczęściej trzeba uważać na trzy różne kwoty funkcjonujące równolegle w jednostce.

Jeżeli umowę zawarto z osobą fizyczną, która nie rozlicza VAT od danej czynności, punktem wyjścia dla CRU JSFP będzie zwykle umówione wynagrodzenie wynikające z treści umowy. Nie należy go mylić z kwotą „na rękę” po potrąceniach PIT i ZUS. Nie należy też automatycznie zastępować go całkowitym kosztem jednostki.

Jeżeli wykonawca działa jako przedsiębiorca i umowa obejmuje VAT, trzeba pamiętać o regule z rozporządzenia: do wartości na potrzeby CRU JSFP nie uwzględnia się VAT.

Jakie dane osoby fizycznej trafią do CRU JSFP

Rozporządzenie w § 3 przesądza, że jeżeli stroną umowy jest osoba fizyczna, oznaczenie strony obejmuje imię i nazwisko.

W praktyce oznacza to, że w CRU JSFP mogą pojawić się między innymi:

• imię i nazwisko wykonawcy,
• data zawarcia umowy,
• okres obowiązywania,
• przedmiot umowy,
• wartość umowy,
• status umowy,
• informacja o podstawie nieudostępnienia określonych danych, jeżeli zastosowano ograniczenie jawności,
• informacja o aktualizacji danych.

Inaczej wygląda sytuacja osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Wtedy zakres oznaczenia strony jest szerszy i obejmuje dane przedsiębiorcy.

Jakich danych nie należy przenosić do CRU JSFP

CRU JSFP nie służy do publikowania pełnej dokumentacji ani pakietu danych osobowych wykonawcy. Do centralnego rejestru nie powinny trafiać dane nadmiarowe, takie jak:

• PESEL,
• adres zamieszkania,
• numer rachunku bankowego,
• prywatny adres e-mail,
• prywatny numer telefonu,
• podpis,
• pełna treść umowy,
• skany dokumentów,
• załączniki z danymi osobowymi,
• dane szczególnie chronione, w tym dane o zdrowiu.

Jednostka może potrzebować tych informacji lokalnie do zawarcia i rozliczenia umowy. To nie znaczy, że wolno albo trzeba je publikować w CRU JSFP.

Przykłady praktyczne

Co powinna zrobić jednostka

Najbezpieczniejsza praktyka to wprowadzenie prostej checklisty dla wszystkich zleceń i dzieł:

1. Czy umowę zawiera JSFP albo czy umowa jest zawierana na jej rzecz?
2. Czy umowa jest odpłatna?
3. Czy jednostka nabywa usługę, dostawę albo rezultat?
4. Czy umowa została zawarta w formie wymaganej przez art. 34a?
5. Czy zachodzi wyłączenie całej umowy?
6. Czy trzeba ograniczyć jawność tylko części informacji?
7. Jak ustalić wartość umowy według § 2 rozporządzenia?
8. Jakie dane pozostają wyłącznie w lokalnej ewidencji, a jakie mogą trafić do CRU JSFP?

Dopiero po przejściu przez taki zestaw pytań jednostka może odpowiedzialnie stwierdzić, czy konkretna umowa zlecenia albo o dzieło powinna zostać opublikowana i w jakim zakresie.

Wniosek

Na dzień 28 czerwca 2026 r. najważniejsza informacja brzmi: nowe zasady stosuje się do umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

Od tej daty umowa zlecenia albo umowa o dzieło może trafić do CRU JSFP, jeżeli spełnia przesłanki ustawowe. Nie decyduje sama nazwa umowy. Decyduje jej rzeczywisty charakter, forma, brak wyłączenia oraz prawidłowe ustalenie zakresu danych i wartości umowy.

Źródła i podstawy prawne

1. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca przepisy dotyczące CRU JSFP - Dz.U. 2025 poz. 1844 - kluczowa dla dodania art. 34a i 34b oraz dla reguły, że przepisy stosuje się do umów zawartych od 1 lipca 2026 r.
2. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych - w szczególności art. 7 pkt 32, który definiuje zamówienie jako odpłatną umowę dotyczącą nabycia robót budowlanych, dostaw lub usług.
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych - Dz.U. 2026 poz. 440 - w szczególności § 2 i § 3; sposób ustalania wartości umowy oraz oznaczenie osoby fizycznej przez imię i nazwisko.
4. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - znaczenie ma zwłaszcza art. 5, który wyznacza granice jawności ze względu na prywatność i inne tajemnice prawnie chronione.

Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i organizacyjny. Przy wdrożeniu CRU JSFP jednostka powinna zawsze zestawić konkretną umowę z aktualnym brzmieniem przepisów, stanem faktycznym oraz własną procedurą kwalifikacji i publikacji.