Gdzie pojawia się największy chaos
Instytucje kultury często obsługują umowy z wykonawcami, twórcami, dostawcami, partnerami i sponsorami, a zmiany terminów, aneksy i wydarzenia projektowe szybko rozpraszają dane między działami i plikami.
Dla kogo
System ewidencji umów dla instytucji kultury
Dla teatrów, muzeów, domów kultury, filharmonii i innych instytucji, które obsługują różne typy umów oraz częste zmiany harmonogramów i zakresów świadczeń.
System ewidencji umów dla instytucji kultury
Jak układamy proces w instytucji kultury
- jedna ewidencja umów niezależnie od typu wydarzenia lub projektu
- rejestracja zmian i aneksów wraz z historią uzgodnień
- kontrola kompletności danych przed kwalifikacją do CRU JSFP
- czytelna współpraca między działem merytorycznym, administracją i finansami
Jakie dane warto uporządkować
- umowy z artystami, wykonawcami, partnerami, licencjodawcami i sponsorami
- terminy, wynagrodzenia, zakresy świadczeń, załączniki i aneksy
- kartotekę kontrahentów oraz słowniki wydarzeń, projektów i jednostek
Jakie ryzyka system ogranicza
- utrata kontroli nad zmianami harmonogramu i aneksami
- brak spójności danych między działem programowym i finansowym
- trudność w odtworzeniu decyzji i odpowiedzialności
- przepisywanie danych do publikacji lub raportowania
Funkcje systemu ważne dla instytucji kultury
- obsługa zmian umowy i historii wersji
- załączniki oraz audyt operacji na dokumentach i danych
- workflow z rolami dla działu merytorycznego, administracji i finansów
- kwalifikacja umów do CRU JSFP, import danych i powiadomienia
Porozmawiajmy o wdrożeniu dla tej jednostki
Pokażemy, jak uporządkować proces, dane i role w Państwa instytucji oraz jak przygotować rejestr do pracy z CRU JSFP.