System rejestru umów dla uczelni publicznej

Problem

Co komplikuje rejestr umów na uczelni

Umowy są tworzone w wielu jednostkach organizacyjnych, często z różnymi praktykami nazewnictwa, obiegu i przechowywania danych. Bez wspólnego systemu trudno pilnować spójności, aneksów, odpowiedzialności i terminów publikacji.

Proces

Jak porządkujemy proces na uczelni

• jedna ścieżka ewidencji dla umów z administracji i jednostek merytorycznych
• rozróżnienie ról: rejestracja, weryfikacja, kwalifikacja, publikacja, nadzór
• obsługa zmian umowy i historii wersji bez utraty kontekstu
• widoczność statusów dla centralnych jednostek nadzorczych

Dane

Jakie dane są kluczowe na uczelni

• umowy dydaktyczne, badawcze, licencyjne, usługowe i współpracy
• kontrahenci krajowi i zagraniczni oraz ich identyfikatory
• powiązanie umowy z jednostką organizacyjną, źródłem finansowania i etapem procesu

Ryzyka

Jakie ryzyka uczelnia może ograniczyć

• rozbieżne rejestry prowadzone przez wydziały i administrację
• brak pełnej historii zmian przy aneksach i korektach
• publikacja na podstawie niepełnych lub niespójnych danych
• czasochłonne uzgadnianie odpowiedzialności między jednostkami

Funkcje systemu

Funkcje systemu ważne dla uczelni

• obsługa wielu jednostek organizacyjnych w jednym środowisku
• konfigurowalne słowniki, role i polityki widoczności pól
• import danych i kartoteka kontrahentów z deduplikacją
• kolejka publikacji CRU JSFP, audyt i raportowanie statusów