Typowy punkt wyjścia
Rejestr bywa prowadzony w Excelu, odpowiedzialność za dane jest rozproszona, a przygotowanie publikacji do CRU JSFP opiera się na ręcznych sprawdzeniach i indywidualnych praktykach użytkowników.
Dla kogo
System ewidencji umów dla jednostki budżetowej
Dla jednostek budżetowych, które chcą przejść z arkusza lub kilku rejestrów do jednego uporządkowanego procesu pracy z umowami.
System ewidencji umów dla jednostki budżetowej
Jak wygląda docelowy proces
- jedno miejsce do rejestracji umów, zmian i kontrahentów
- czytelne role użytkowników oraz kontrola widoczności danych
- walidacja i kwalifikacja przed publikacją do CRU JSFP
- audyt działań, powiadomienia i historia zmian danych
Jakie dane przenosimy i porządkujemy
- obecny rejestr umów z plików XLSX lub lokalnych zestawień
- kartotekę kontrahentów wraz z identyfikatorami i danymi adresowymi
- słowniki organizacyjne, statusy i pola wymagane w procesie
Jakie ryzyka maleją po wdrożeniu
- błędy wynikające z ręcznego przepisywania i kopiowania danych
- brak pewności czy umowa została już zakwalifikowana lub opublikowana
- utrata wiedzy procesowej przy zmianie pracownika
- trudność w przygotowaniu danych do kontroli lub audytu
Funkcje systemu ważne dla jednostki budżetowej
- rejestr umów, zmian i załączników w jednym środowisku
- import danych z plików, walidacja i deduplikacja kontrahentów
- workflow, statusy CRU JSFP i kolejka publikacji
- audyt, retencja, anonimizacja i konfiguracja ról
Porozmawiajmy o wdrożeniu dla tej jednostki
Pokażemy, jak uporządkować proces, dane i role w Państwa instytucji oraz jak przygotować rejestr do pracy z CRU JSFP.