System ewidencji umów dla szpitala publicznego

Problem

Z czym mierzy się szpital publiczny

Duża liczba umów, wielu dostawców, częste aneksy oraz wymagania dotyczące kontroli i bezpieczeństwa powodują, że rejestr oparty na arkuszach szybko przestaje dawać pewność co do kompletności, terminów i historii zmian.

Proces

Jak układamy proces w szpitalu

• uporządkowanie rejestracji umów i zmian między działami
• rozdzielenie odpowiedzialności za wprowadzanie, weryfikację i publikację
• obsługa aneksów, audytu i kolejki publikacji w jednym miejscu
• lepsza widoczność statusów dla administracji, finansów i nadzoru

Dane

Jakie dane są istotne

• umowy zakupowe, serwisowe, administracyjne i współpracy
• kartoteka kontrahentów, numery identyfikacyjne, załączniki i zmiany
• statusy obiegu, źródła finansowania i dane do kwalifikacji CRU JSFP

Ryzyka

Jakie ryzyka są najważniejsze

• brak rozliczalności przy dużej liczbie zmian i użytkowników
• niespójne dane kontrahenta lub duplikaty w bazie
• błędy publikacyjne i trudne do odtworzenia decyzje operacyjne
• zbyt szeroki dostęp do danych i brak pełnego audytu

Funkcje systemu

Funkcje systemu ważne dla szpitala

• role, uprawnienia, 2FA i pełny rejestr operacji
• workflow umów, zmian i kwalifikacji do CRU JSFP
• walidacja danych, import XLSX i deduplikacja kontrahentów
• historia zmian oraz kontrola załączników i statusów publikacji