Umowa w walucie obcej, a wartość bez VAT w PLN w CRU JSFP

Umowy zawierane w walutach obcych będą w praktyce częstym problemem przy przygotowaniu danych do CRU JSFP. Dotyczy to zwłaszcza uczelni, instytutów badawczych, jednostek realizujących projekty międzynarodowe, zamówień na oprogramowanie, licencje, usługi chmurowe, sprzęt, aparaturę, publikacje naukowe, usługi eksperckie albo udział w zagranicznych wydarzeniach.

Najczęściej będzie chodziło o euro, ale ten sam problem może dotyczyć także umów zawartych w dolarach amerykańskich, frankach szwajcarskich, funtach brytyjskich albo innych walutach.

Najważniejsza zasada jest prosta: jeżeli umowa podlega publikacji w CRU JSFP, to jej wartość trzeba wykazać w złotych, bez podatku VAT, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Problem zaczyna się wtedy, gdy sama umowa została zawarta w walucie obcej, a przepisy dotyczące CRU JSFP nie wskazują jednego szczególnego kursu przeliczeniowego. W takiej sytuacji jednostka nie powinna działać przypadkowo. Powinna przyjąć własną, jednolitą i udokumentowaną regułę przeliczania wartości umów walutowych na potrzeby CRU JSFP.

Najkrótsza odpowiedź

Jeżeli umowa jest zawarta w walucie obcej, do CRU JSFP należy przygotować wartość umowy w PLN, bez VAT, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przepisy dotyczące CRU JSFP wskazują, że wartość ma być podana w złotych i bez VAT, ale nie określają osobnego kursu walutowego ani dnia przeliczenia waluty obcej na złote.

Dlatego jednostka powinna przyjąć własną regułę wewnętrzną, na przykład opartą o kurs średni NBP z dnia zawarcia umowy albo z dnia poprzedzającego zawarcie umowy. Kluczowe jest nie tyle samo wybranie jednej z tych metod, ile jej konsekwentne stosowanie i dokumentowanie.

Najgorszym rozwiązaniem jest każdorazowe ustalanie kursu „ręcznie”, bez procedury.

Co wynika wprost z przepisów?

W CRU JSFP udostępnia się między innymi wartość umowy. Rozporządzenie doprecyzowuje, że wartość umowy wskazuje się w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przy określaniu wartości umowy:

• uwzględnia się wartość opcji oraz wznowień,
• nie uwzględnia się podatku od towarów i usług,
• przy umowie zawartej na czas nieoznaczony bierze się pod uwagę wartość za pierwsze 48 miesięcy wykonywania umowy,
• jeżeli wartość nie została określona w umowie, znaczenie ma wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację umowy,
• wysokość środków faktycznie wydatkowanych na realizację umowy nie zmienia sposobu określenia wartości umowy.

Z punktu widzenia umów w walutach obcych najważniejsze są trzy elementy:

1. wartość ma być podana w złotych,

2. wartość ma być bez VAT,

3. przepisy CRU JSFP nie wskazują jednej szczególnej reguły kursowej dla walut obcych.

To oznacza, że jednostka musi uzupełnić tę lukę organizacyjnie.

Czego przepisy nie rozstrzygają?

Przepisy dotyczące CRU JSFP nie odpowiadają wprost na pytania:

• czy zastosować kurs z dnia zawarcia umowy,
• czy zastosować kurs z dnia poprzedzającego zawarcie umowy,
• czy zastosować kurs z dnia podpisania przez ostatnią stronę,
• czy zastosować kurs z dokumentacji zamówienia,
• czy zastosować kurs z dnia wystawienia zamówienia,
• czy zastosować kurs księgowy,
• czy przy aneksie brać kurs pierwotny, czy kurs z dnia aneksu,
• czy przy kilku walutach stosować tę samą metodę,
• jak dokumentować przeliczenie.

Dlatego potrzebna jest procedura wewnętrzna.

Jednostka nie powinna zakładać, że rozporządzenie rozwiązuje wszystkie przypadki praktyczne. Przepisy wymagają wartości w PLN bez VAT, natomiast wybór konkretnego kursu i dnia przeliczenia powinien zostać opisany w zasadach wewnętrznych jednostki.

Dlaczego jedna reguła kursowa jest konieczna?

Bez jednej reguły jednostka bardzo szybko doprowadzi do niespójności danych.

Przykład: jedna komórka organizacyjna przelicza umowy według kursu z dnia zawarcia umowy, druga według kursu z dnia poprzedzającego zawarcie, trzecia według kursu zastosowanego w księgowości, a czwarta według kursu z dnia publikacji w CRU JSFP.

Efekt?

Ta sama wartość wyrażona w walucie obcej może być pokazywana w CRU JSFP według różnych zasad. To utrudnia raportowanie, audyt, kontrolę zarządczą oraz wyjaśnianie różnic między ewidencją umów, dokumentacją zamówienia, systemem finansowo-księgowym i CRU JSFP.

Dlatego zasada powinna być prosta:

jedna metoda, jedno źródło kursu, jeden sposób dokumentowania przeliczenia.

Jaką metodę można przyjąć w praktyce?

Najbardziej naturalnym rozwiązaniem jest przyjęcie kursu średniego NBP z dnia wskazanego w procedurze jednostki. NBP publikuje tabele kursów średnich walut obcych oraz archiwalne tabele kursów.

Jednostka może rozważyć na przykład jedną z poniższych metod.

Wariant 1: kurs średni NBP z dnia zawarcia umowy

To rozwiązanie jest intuicyjne, bo wiąże przeliczenie bezpośrednio z datą zawarcia umowy.

Wariant 2: kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień zawarcia umowy

To rozwiązanie bywa praktyczne, bo kurs z dnia poprzedniego jest już znany w chwili zawierania umowy albo przygotowywania danych.

Wariant 3: kurs przyjęty w dokumentacji zamówienia

To może być sensowne, jeżeli jednostka chce zachować spójność między CRU JSFP, dokumentacją zakupową i wewnętrznymi dokumentami dotyczącymi wartości zamówienia.

Wariant 4: kurs wskazany w umowie albo dokumentacji rozliczeniowej

To rozwiązanie może mieć sens wtedy, gdy strony same określiły sposób przeliczenia, a jednostka chce zachować spójność z treścią umowy. Trzeba jednak uważać, aby taka metoda była zgodna z wewnętrzną procedurą i możliwa do zastosowania konsekwentnie.

Nie należy mieszać tych metod przypadkowo. Jednostka powinna wybrać jedną podstawową regułę i opisać wyjątki.

Rekomendowana reguła praktyczna

Bezpieczna organizacyjnie reguła może brzmieć tak:

To jest dobra praktyka organizacyjna, a nie odrębna ustawowa reguła kursowa CRU JSFP. Z tego powodu przyjęta metoda powinna zostać opisana w procedurze wewnętrznej jednostki.

Przykład przeliczenia — umowa w euro

Załóżmy, że jednostka zawarła umowę na dostawę licencji o wartości:

10 000 EUR netto

W procedurze jednostki przyjęto, że dla CRU JSFP stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień zawarcia umowy.

Jeżeli zastosowany kurs wynosi:

1 EUR = 4,3000 PLN

to wartość do CRU JSFP wynosi:

10 000 EUR × 4,3000 PLN = 43 000,00 PLN

Do ewidencji warto zapisać:

• walutę umowy: EUR,
• wartość w walucie: 10 000 EUR,
• wartość do CRU JSFP: 43 000,00 PLN,
• zastosowany kurs: 4,3000,
• źródło kursu: tabela kursów średnich NBP,
• datę kursu,
• numer tabeli NBP,
• osobę dokonującą przeliczenia,
• datę przeliczenia,
• podstawę przyjętej metody, czyli wewnętrzną procedurę jednostki.

Dzięki temu jednostka może później wykazać, skąd wzięła się wartość opublikowana w CRU JSFP.

Przykład przeliczenia — umowa w dolarach

Ten sam mechanizm można zastosować przy umowie zawartej w dolarach amerykańskich.

Załóżmy, że jednostka zawarła umowę na usługę subskrypcji o wartości:

5 000 USD netto

W procedurze jednostki przyjęto kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień zawarcia umowy.

Jeżeli zastosowany kurs wynosi:

1 USD = 4,0000 PLN

to wartość do CRU JSFP wynosi:

5 000 USD × 4,0000 PLN = 20 000,00 PLN

W ewidencji należy zapisać walutę, kwotę w walucie, kurs, datę kursu, numer tabeli i osobę odpowiedzialną za przeliczenie.

Uwaga na VAT

CRU JSFP wymaga wartości bez podatku od towarów i usług. Przy umowie w walucie obcej trzeba więc uważać, czy kwota w umowie jest kwotą netto, brutto, czy kwotą zawierającą zagraniczny podatek.

W praktyce jednostka powinna ustalić:

• czy wartość w umowie została wskazana jako netto,
• czy umowa zawiera VAT,
• czy występuje odwrotne obciążenie albo import usług,
• czy wykonawca jest podmiotem zagranicznym,
• czy faktura będzie rozliczana w sposób odmienny od wartości umownej,
• czy wartość do CRU JSFP powinna wynikać z kwoty umownej, a nie z późniejszej faktury.

Do CRU JSFP nie należy automatycznie przenosić kwoty brutto z faktury. Trzeba ustalić wartość umowy bez VAT zgodnie z regułą przyjętą dla CRU JSFP.

CRU JSFP a księgowość — to nie zawsze będzie ta sama wartość

Warto wyraźnie rozdzielić wartość umowy na potrzeby CRU JSFP od przeliczeń księgowych, podatkowych albo rozliczeniowych.

Księgowość może stosować własne zasady przeliczania operacji gospodarczych, faktur, płatności i zobowiązań. CRU JSFP służy natomiast publikacji informacji o umowie, w tym jej wartości w złotych.

To oznacza, że wartość wykazana w CRU JSFP może nie być identyczna z późniejszą wartością zaksięgowaną, zapłaconą albo przeliczoną na potrzeby konkretnej faktury.

To nie musi być błąd, o ile jednostka potrafi wyjaśnić różnicę:

• CRU JSFP pokazuje wartość umowy ustaloną według procedury publikacyjnej,
• księgowość rozlicza zdarzenia gospodarcze według właściwych zasad księgowych i podatkowych,
• płatność może być przeliczona po innym kursie,
• faktycznie wydatkowane środki mogą różnić się od wartości umowy.

Dlatego warto nie mieszać tych porządków w jednej, nieopisanej praktyce.

Co z aneksem zmieniającym wartość umowy?

Osobnej reguły wymagają aneksy. Jeżeli aneks zmienia wartość umowy wyrażoną w walucie obcej, jednostka musi ustalić, jak zaktualizować wartość w PLN w CRU JSFP.

Możliwe są różne podejścia, na przykład:

• przeliczenie całej nowej wartości według kursu pierwotnego,
• przeliczenie zwiększenia wartości według kursu z dnia aneksu,
• przeliczenie całej wartości według kursu z dnia aneksu,
• zastosowanie metody wskazanej w dokumentacji zamówienia albo procedurze jednostki.

Najważniejsze jest to, aby metoda była z góry znana, opisana i stosowana konsekwentnie.

Przykład praktycznej reguły:

To tylko przykład. Jednostka może przyjąć inną metodę, ale powinna ją opisać przed pojawieniem się pierwszego spornego aneksu.

Co z umową bezterminową w walucie obcej?

Przy umowie zawartej na czas nieoznaczony wartość umowy na potrzeby CRU JSFP ustala się dla pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania.

Jeżeli taka umowa jest wyrażona w walucie obcej, jednostka powinna najpierw ustalić wartość za pierwsze 48 miesięcy w walucie obcej, a następnie przeliczyć ją na złote według przyjętej procedury.

Przykład:

• miesięczna wartość umowy: 1 000 EUR netto,
• okres przyjmowany do wartości CRU JSFP: 48 miesięcy,
• wartość w walucie obcej: 48 000 EUR netto,
• kurs przyjęty zgodnie z procedurą: 4,3000 PLN,
• wartość do CRU JSFP: 206 400,00 PLN.

Ten sam mechanizm można zastosować do innych walut, na przykład USD, CHF albo GBP.

W procedurze należy jasno zapisać, kto odpowiada za ustalenie wartości 48-miesięcznej i kto zatwierdza przeliczenie.

Co z opcjami i wznowieniami?

Przy określaniu wartości umowy trzeba uwzględnić wartość opcji oraz wznowień. To oznacza, że przy umowie w walucie obcej nie wystarczy przeliczyć tylko wartości podstawowej, jeżeli umowa przewiduje dodatkowe opcje albo możliwość wznowienia.

Przykład:

• wartość podstawowa: 20 000 EUR,
• opcja: 5 000 EUR,
• wznowienie: 10 000 EUR,
• wartość do przeliczenia: 35 000 EUR.

Dopiero tak ustaloną wartość należy przeliczyć na PLN według przyjętej reguły.

To ważne, bo pominięcie opcji i wznowień może zaniżyć wartość publikowaną w CRU JSFP.

Co z umową w kilku walutach?

Może zdarzyć się również umowa, w której część wynagrodzenia została określona w jednej walucie, a część w innej. Dotyczy to na przykład umów obejmujących kilka komponentów, usług albo dostaw rozliczanych odrębnie.

W takim przypadku jednostka powinna ustalić wartość każdego komponentu według waluty, w której został określony, a następnie przeliczyć poszczególne części na PLN według jednej procedury.

Przykład:

• część A: 10 000 EUR,
• część B: 5 000 USD,
• część C: 2 000 GBP.

Każdą część należy przeliczyć na PLN według właściwego kursu dla danej waluty, a następnie zsumować wartości w PLN. W ewidencji warto zachować rozbicie, aby można było wyjaśnić, skąd wzięła się łączna wartość umowy.

Czego nie robić?

Przy umowach w walucie obcej jednostka powinna unikać kilku praktyk.

Nie warto:

• przeliczać każdej umowy według innego kursu bez procedury,
• raz stosować kurs z dnia zawarcia, a raz z dnia publikacji,
• kopiować do CRU JSFP kwoty brutto z faktury,
• przeliczać wartości według kursu banku, jeżeli procedura tego nie przewiduje,
• opierać się wyłącznie na kursie z systemu księgowego bez wyjaśnienia,
• mieszać wartości umowy z faktycznie wydatkowanymi środkami,
• przeliczać aneksów według uznania osoby wpisującej dane,
• nie dokumentować numeru tabeli kursowej,
• nie zapisywać osoby odpowiedzialnej za przeliczenie,
• nie rozróżniać wartości umowy od późniejszych rozliczeń księgowych.

W CRU JSFP najważniejsza będzie spójność, przejrzystość i możliwość wyjaśnienia, skąd wzięła się podana wartość.

Co powinna zawierać procedura jednostki?

Procedura dotycząca umów walutowych powinna odpowiadać co najmniej na pytania:

• jakie waluty obejmuje procedura,
• jakie źródło kursu stosuje jednostka,
• z jakiego dnia przyjmowany jest kurs,
• co zrobić, jeżeli w danym dniu nie opublikowano kursu,
• kto wylicza wartość w PLN,
• kto zatwierdza przeliczenie,
• czy przeliczana jest wartość netto, brutto czy inna wartość umowna,
• jak traktuje się VAT,
• jak traktuje się opcje i wznowienia,
• jak liczy się umowy bezterminowe,
• jak aktualizuje się wartość po aneksie,
• jak dokumentuje się kurs,
• gdzie przechowywany jest ślad przeliczenia,
• jak wyjaśnia się różnice między CRU JSFP a księgowością.

To nie musi być bardzo długi dokument. Ważne, aby był jednoznaczny i stosowany w całej jednostce.

Przykładowy zapis do instrukcji wewnętrznej

Poniżej przykładowy zapis, który można dostosować do procedury jednostki:

To jest zapis organizacyjny, który jednostka powinna dopasować do własnych regulacji, obiegu dokumentów i zasad rachunkowości.

Checklista dla umowy w walucie obcej

Przed publikacją informacji o umowie w walucie obcej warto sprawdzić:

• Czy umowa podlega publikacji w CRU JSFP?
• Czy wartość umowy została wskazana w walucie obcej?
• Czy ustalono wartość bez VAT?
• Czy uwzględniono opcje i wznowienia?
• Czy umowa jest zawarta na czas oznaczony czy nieoznaczony?
• Czy przy umowie bezterminowej ustalono wartość za pierwsze 48 miesięcy?
• Czy zastosowano kurs zgodny z procedurą jednostki?
• Czy zapisano datę kursu?
• Czy zapisano numer tabeli kursowej?
• Czy zapisano osobę dokonującą przeliczenia?
• Czy wartość w PLN zaokrąglono do dwóch miejsc po przecinku?
• Czy ewentualny aneks będzie obsługiwany według tej samej procedury?
• Czy można wyjaśnić różnicę między wartością CRU JSFP a późniejszym rozliczeniem księgowym?

Jeżeli odpowiedź na kilka z tych pytań brzmi „nie”, to jednostka nie ma jeszcze bezpiecznej reguły obsługi umów walutowych w CRU JSFP.

Podsumowanie

Umowa w walucie obcej nie zwalnia jednostki z obowiązku podania wartości w PLN. W CRU JSFP wartość umowy wykazuje się w złotych, bez VAT, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Przepisy wskazują, co należy uwzględnić przy określaniu wartości umowy, ale nie wskazują jednej szczególnej reguły kursowej dla walut obcych. Dlatego jednostka powinna przyjąć własną, jednolitą i udokumentowaną zasadę przeliczania umów zawartych w euro, dolarach, frankach, funtach albo innych walutach.

Najważniejsze jest, aby nie działać przypadkowo. Kurs, dzień kursu, źródło kursu, osoba odpowiedzialna i sposób dokumentowania przeliczenia powinny być opisane w procedurze. Dzięki temu wartość opublikowana w CRU JSFP będzie możliwa do wyjaśnienia przy audycie, kontroli, analizie danych albo późniejszej aktualizacji umowy.

Źródła i podstawy prawne

Materiał został przygotowany na podstawie aktualnie dostępnych informacji publicznych dotyczących Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych oraz zasad publikowania kursów walut przez Narodowy Bank Polski.

Najważniejsze źródła:

• 1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych — w zakresie przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Umów JSFP oraz zakresu informacji o umowie, w tym wartości umowy.
• 2. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1844.
• 3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, Dz.U. 2026 poz. 440 — w zakresie sposobu określania wartości umowy, wskazania wartości w złotych, zasad dotyczących opcji, wznowień, VAT oraz umów zawartych na czas nieoznaczony.
• 4. Narodowy Bank Polski — tabela A kursów średnich walut obcych oraz archiwum kursów średnich — jako praktyczne źródło kursów walut, które jednostka może wskazać w swojej procedurze wewnętrznej.
• 5. Instrukcja pobierania kursów walut NBP oraz NBP Web API — jako źródło techniczne dla jednostek, które chcą automatycznie pobierać kursy walut do lokalnej ewidencji umów albo systemu wspierającego CRU JSFP.