Kilometrówka, ryczałt samochodowy i prywatny pojazd pracownika a CRU JSFP – czy trzeba udostępnić informacje o umowie?

Co właściwie podlega CRU JSFP?

W Centralnym Rejestrze Umów JSFP nie publikuje się treści ani skanów umów. Kierownik jednostki udostępnia określone ustawowo informacje o umowie, takie jak m.in. data jej zawarcia, oznaczenie stron, przedmiot, wartość i okres obowiązywania.

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych obowiązek dotyczy umowy zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz, jeżeli umowa łącznie:

1. stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy – Prawo zamówień publicznych;
2. została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Ministerstwo Finansów przyjmuje taki sam model kwalifikacji: najpierw należy ustalić, czy mamy do czynienia z odpłatnym nabyciem przez jednostkę dostawy, usługi albo roboty budowlanej od wykonawcy, a następnie zbadać formę zawarcia umowy. Wszystkie przesłanki muszą być spełnione łącznie.

Nie obowiązuje przy tym minimalny próg wartości właściwy dla CRU JSFP. MF wskazuje, że z punktu widzenia odpłatności potencjalnie chodzi nawet o umowy o wartości od jednego grosza.

Tylko umowy zawarte od 1 lipca 2026 r.

Obowiązek udostępniania informacji w CRU JSFP dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r.

Umowa zawarta przed tą datą nie staje się objęta obowiązkiem tylko dlatego, że nadal jest wykonywana po 1 lipca 2026 r. Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazuje, że w systemie publikowane są informacje o umowach zawartych od tej daty.

Ma to znaczenie również przy wieloletnich umowach z pracownikami dotyczących korzystania z samochodu prywatnego.

A co z umową zawartą ustnie?

Jeżeli dana umowa jest zamówieniem, ale nie została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej ani innej formie szczególnej, informacje o niej nie podlegają obowiązkowemu udostępnieniu na podstawie art. 34a ust. 1.

Nie oznacza to jednak zakazu ich ujawnienia. Art. 34a ust. 6 ustawy o finansach publicznych pozwala kierownikowi jednostki dobrowolnie udostępniać i aktualizować w CRU JSFP informacje o umowie będącej zamówieniem, która nie spełnia wymogu dotyczącego formy.

Ta regulacja nie ma zasadniczego znaczenia dla typowego ryczałtu samochodowego pracownika. W tym przypadku problem pojawia się wcześniej: zgodnie ze stanowiskiem MF nie mamy w ogóle do czynienia z zamówieniem.

Umowa cywilnoprawna z pracownikiem nie musi być zamówieniem

Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. zwrot kosztów używania przez pracownika do jazd lokalnych samochodu, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych.

Może więc pojawić się pytanie: skoro istnieje umowa cywilnoprawna i jednostka wypłaca pracownikowi pieniądze, dlaczego nie jest to zamówienie?

Ponieważ sam cywilnoprawny charakter umowy nie wystarcza. Dla CRU JSFP trzeba ustalić rzeczywistą funkcję świadczeń stron.

Pracownik korzystający z prywatnego samochodu podczas wykonywania obowiązków służbowych nie występuje wobec jednostki jako zewnętrzny przedsiębiorca transportowy. Nie zobowiązuje się do świadczenia na rynku usługi przewozowej. W dalszym ciągu wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, a jednostka rekompensuje mu koszt używania prywatnego składnika majątku.

To nie jest ustawowe „wyłączenie z CRU”

W przypadku umowy dotyczącej używania prywatnego pojazdu przez pracownika nie chodzi o zastosowanie któregoś z wyłączeń przewidzianych w art. 34a ust. 5 ustawy o finansach publicznych.

Mechanizm jest inny. Taka umowa – według stanowiska Ministerstwa Finansów – nie spełnia już pierwszego warunku z art. 34a ust. 1, ponieważ nie stanowi zamówienia.

Dopiero gdy dana umowa jest zamówieniem i spełnia warunki z art. 34a ust. 1, zasadne staje się badanie, czy nie należy do kategorii umów, o których informacji nie zamieszcza się w CRU na podstawie ust. 5.

Ryczałt za jazdy lokalne

W przypadku regularnego wykorzystywania prywatnego pojazdu do jazd lokalnych zwrot kosztów może następować w formie miesięcznego ryczałtu. Ryczałt oblicza się na podstawie stawki za jeden kilometr przebiegu oraz ustalonego miesięcznego limitu kilometrów, z uwzględnieniem zasad wynikających z rozporządzenia. Pracownik składa przy tym oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych.

Według stanu prawnego na dzień publikacji maksymalne stawki za jeden kilometr przebiegu, obowiązujące od 17 stycznia 2023 r., wynoszą:

• 0,89 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³;
• 1,15 zł – dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³;
• 0,69 zł – dla motocykla;
• 0,42 zł – dla motoroweru.

Dla kwalifikacji CRU JSFP wysokość miesięcznej wypłaty nie ma jednak znaczenia. Jeżeli jednostka wypłaca pracownikowi ryczałt z tytułu używania prywatnego pojazdu przy wykonywaniu obowiązków służbowych, nie oznacza to, że kupuje od niego usługę.

CRU: nie.

Kilometrówka w podróży służbowej

Od miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne trzeba odróżnić używanie prywatnego samochodu podczas podróży służbowej.

Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz ustalonej przez pracodawcę stawki za jeden kilometr, która nie może przekraczać maksymalnej stawki określonej w odrębnych przepisach.

Przykład

Pracownik urzędu jedzie własnym samochodem do innej miejscowości w celu przeprowadzenia kontroli. Po powrocie jednostka zwraca mu 350 zł kosztów przejazdu.

Jednostka nie nabyła od pracownika usługi przewozowej za 350 zł. Pracownik wykonywał swoje obowiązki służbowe, a otrzymana kwota stanowi zwrot kosztów podróży.

CRU: nie – takie rozliczenie pozostaje elementem stosunku pracy i nie stanowi zamówienia.

Inaczej wyglądałaby sytuacja, gdyby urząd zlecił zewnętrznej firmie przewiezienie kilku pracowników na miejsce kontroli. W takim przypadku jednostka rzeczywiście nabywa usługę transportową od wykonawcy.

Pracownik z własnym samochodem a zakup usługi przewozu

Przypadek 1 – samochód pracownika

Pracownik jedzie prywatnym samochodem na spotkanie służbowe i otrzymuje zwrot kosztów przejazdu. Nie świadczy usługi przewozu, lecz wykonuje obowiązki pracownicze.

CRU: nie.

Przypadek 2 – zewnętrzny przewoźnik

Jednostka zamawia samochód z kierowcą, który ma przewieźć pracowników na spotkanie. Przewoźnik zobowiązuje się wykonać usługę, a jednostka zobowiązuje się zapłacić cenę.

CRU: co do zasady tak, jeżeli spełnione są także pozostałe warunki z art. 34a ustawy o finansach publicznych i nie zachodzi ustawowy przypadek, w którym informacji o umowie nie zamieszcza się w rejestrze.

Nie jest więc decydujące to, że w obu przypadkach występują samochód, przejazd i wydatek. Decydujące jest to, za co jednostka płaci.

Czy każda umowa zawarta z własnym pracownikiem pozostaje poza CRU?

Nie. Byłoby błędem wyciągnięcie z FAQ MF nr 13.5 ogólnej zasady, że umów z pracownikami nie ujmuje się w CRU JSFP.

Stanowisko MF dotyczy konkretnej relacji – korzystania przez pracownika z prywatnego pojazdu przy wykonywaniu obowiązków wynikających ze stosunku pracy i rekompensowania związanych z tym kosztów.

Możliwa jest natomiast sytuacja, w której pracownik zawiera z jednostką odrębną umowę o charakterze rynkowym. Przykładowo może niezależnie od stosunku pracy zawrzeć z jednostką odpłatną umowę najmu własnego pojazdu.

Wtedy nie można automatycznie zastosować stanowiska z FAQ nr 13.5. Trzeba ustalić, czy w tej konkretnej relacji jednostka nabywa odpłatne świadczenie od wykonawcy. Jeżeli tak, umowa może stanowić zamówienie i wymaga dalszego badania na podstawie art. 34a ustawy o finansach publicznych.

O kwalifikacji nie przesądza sam status pracownika. Decyduje charakter konkretnej umowy.

A co ze zleceniobiorcą i przedsiębiorcą?

Jeszcze ostrożniej należy podchodzić do zwrotu kosztów samochodu osobie, która nie jest pracownikiem.

Jeżeli jednostka zawiera z osobą fizyczną umowę zlecenia na przeprowadzenie szkoleń, a obok wynagrodzenia przewiduje zwrot kosztów dojazdu samochodem, jednostka nabywa usługę szkoleniową. Zwrot kosztów przejazdu jest jednym z elementów rozliczenia umowy z wykonawcą.

Podobnie będzie w przypadku przedsiębiorcy świadczącego usługi prawne, informatyczne, audytowe czy doradcze. Nie oznacza to jednak, że każda umowa zlecenia automatycznie podlega CRU JSFP.

Trzeba zbadać łącznie, czy:

• mamy dwustronnie zobowiązującą umowę;
• umowa ma charakter odpłatny;
• jednostka nabywa dostawę, usługę albo robotę budowlaną;
• druga strona występuje jako wykonawca w rozumieniu PZP;
• zachowano formę wymaganą przez art. 34a ust. 1 pkt 2;
• nie występuje przypadek określony w art. 34a ust. 5.

Czy „kilometrówkę” wykonawcy uwzględnia się w wartości umowy?

Przy pracowniczym ryczałcie samochodowym zagadnienie wartości na potrzeby CRU JSFP w ogóle nie powstaje, ponieważ – zgodnie ze stanowiskiem MF – nie mamy zamówienia objętego art. 34a ust. 1.

Inaczej może wyglądać sytuacja przy umowie z zewnętrznym wykonawcą, w której obok wynagrodzenia przewidziano zwrot kosztów przejazdu. Nie należy automatycznie przyjmować, że kwoty nazwane w umowie „kilometrówką” są zawsze pomijane przy ustalaniu jej wartości.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie CRU JSFP:

• wartością umowy jest zasadniczo całkowita wartość określona w umowie;
• jeżeli wartość nie została określona, przyjmuje się łączną wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację umowy;
• w przypadku umowy zawartej na czas nieoznaczony uwzględnia się wartość lub planowane środki za pierwsze 48 miesięcy wykonywania umowy;
• uwzględnia się wartość opcji i wznowień;
• nie uwzględnia się VAT;
• późniejsza wysokość faktycznie wydatkowanych środków nie zmienia wartości ustalonej według tych zasad.

Dlatego w przypadku umowy z wykonawcą obejmującej wynagrodzenie podstawowe oraz dodatkowy zwrot kosztów podróży trzeba przeanalizować całą konstrukcję finansową umowy, a nie kwalifikować zwrotu za przejazdy w oderwaniu od pozostałych świadczeń.

Delegacja pracownika a wyjazd zleceniobiorcy

Podróż służbowa w rozumieniu przepisów prawa pracy dotyczy pracownika. Rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. określa należności przysługujące właśnie pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

W umowach cywilnoprawnych często występują określenia takie jak „delegacja zleceniobiorcy”, „kilometrówka wykonawcy” czy „zwrot kosztów podróży wykonawcy”. Podobieństwo nazwy do rozliczeń pracowniczych nie oznacza jednak takiej samej kwalifikacji prawnej.

Jeżeli osoba realizuje na rzecz jednostki odpłatną usługę na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwrot kosztów podróży trzeba analizować jako element tej relacji kontraktowej.

Jak opisać wynik kwalifikacji w lokalnej ewidencji?

Centralny CRU JSFP należy odróżnić od wewnętrznej ewidencji umów lub zobowiązań prowadzonej przez jednostkę.

To, że informacje o danej umowie nie podlegają obowiązkowemu udostępnieniu w systemie centralnym, nie oznacza automatycznie, że dokument nie może albo nie powinien być ujmowany w systemie wewnętrznym. Zakres lokalnej ewidencji powinien wynikać z regulacji obowiązujących w konkretnej jednostce.

Z punktu widzenia kontroli zarządczej korzystne może być zachowanie informacji o przeprowadzonej kwalifikacji. Przykładowa adnotacja:

CRU JSFP – nie podlega obowiązkowemu udostępnieniu. Umowa dotycząca korzystania przez pracownika z prywatnego pojazdu do celów służbowych. Zwrot kosztów ma charakter rekompensaty związanej z wykonywaniem obowiązków pracowniczych i nie stanowi wynagrodzenia za usługę nabywaną od wykonawcy. Umowa nie spełnia przesłanki z art. 34a ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych w zw. z art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych. Pomocniczo: FAQ MF nr 13.5.

Warto jednocześnie pamiętać o zasadzie minimalizacji danych osobowych. Jeżeli dla celów ewidencyjnych wystarczają informacje o rodzaju dokumentu i wyniku kwalifikacji, nie ma potrzeby przenoszenia do zbiorczej ewidencji dodatkowych informacji o prywatnym pojeździe pracownika.

Praktyczna kwalifikacja krok po kroku

1. Kto jest drugą stroną?

Jeżeli jest nią pracownik jednostki, ustalamy, czy używanie samochodu pozostaje elementem wykonywania obowiązków wynikających ze stosunku pracy.

2. Za co wypłacane są pieniądze?

Jeżeli wypłata stanowi zwrot kosztów lub miesięczny ryczałt związany z używaniem prywatnego pojazdu podczas wykonywania pracy, zgodnie ze stanowiskiem MF nie dochodzi do nabycia usługi.

Wynik: brak zamówienia, a więc brak obowiązku CRU JSFP.

3. Czy jednostka otrzymuje od tej osoby odrębne świadczenie?

Jeżeli pracownik niezależnie od stosunku pracy wynajmuje jednostce samochód albo świadczy odpłatną usługę przewozu, potrzebna jest odrębna analiza.

4. Czy mamy zleceniobiorcę albo przedsiębiorcę?

Nie należy automatycznie stosować odpowiedzi MF dotyczącej pracowników. Trzeba zbadać całą umowę, jej przedmiot i charakter świadczeń stron.

5. Dopiero gdy mamy zamówienie, badamy pozostałe warunki CRU

Należy wtedy ustalić:

• w jakiej formie zawarto umowę;
• czy nie zachodzi przypadek z art. 34a ust. 5;
• jaka jest wartość umowy zgodnie z rozporządzeniem CRU;
• jakie informacje należy udostępnić i czy występują podstawy ograniczenia jawności.

Podsumowanie

Typowa umowa zawarta z pracownikiem dotycząca korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych nie powoduje obowiązku udostępniania informacji w CRU JSFP.

Dotyczy to zarówno miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne, jak i zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu podczas podróży służbowej.

Kluczowy jest charakter świadczenia: pracownik nie sprzedaje jednostce usługi transportowej. Wykonuje swoje obowiązki pracownicze, a wypłacana kwota rekompensuje koszt wykorzystania prywatnego pojazdu. Ministerstwo Finansów potwierdza taką kwalifikację wprost w FAQ nr 13.5.

Nie jest to szczególne ustawowe wyłączenie umowy, która normalnie podlegałaby CRU JSFP. Taka relacja przede wszystkim nie spełnia definicji zamówienia, a więc nie przechodzi pierwszego warunku z art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Ostrożność jest natomiast konieczna w przypadku zleceniobiorców, przedsiębiorców oraz odrębnych transakcji zawieranych nawet z własnym pracownikiem. Sama nazwa „kilometrówka” lub „zwrot kosztów przejazdu” niczego jeszcze nie rozstrzyga.

Podstawa prawna i materiały

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności art. 34a ust. 1, 5–8 i 10.
• Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, w szczególności art. 7 pkt 30 i 32.
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. dotyczące zwrotu kosztów używania pojazdów niebędących własnością pracodawcy, w szczególności § 1–4.
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające maksymalne stawki za kilometr, Dz.U. z 2023 r. poz. 5.
• Rozporządzenie dotyczące należności z tytułu podróży służbowej, tekst jednolity: Dz.U. z 2023 r. poz. 2190, w szczególności § 3 ust. 3–4.
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie CRU JSFP, w szczególności § 2.
• FAQ Ministerstwa Finansów dotyczące CRU JSFP, w szczególności pytania 10.2, 10.3, 10.9 i 13.5; dostęp: 27 sierpnia 2026 r.
• Ministerstwo Finansów, „Centralny Rejestr Umów JSFP – kluczowy etap 1 lipca 2026 r.”.

Zastrzeżenie: FAQ Ministerstwa Finansów nie jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa. Jest jednak istotnym materiałem interpretacyjnym pokazującym sposób rozumienia i stosowania regulacji przez resort odpowiedzialny za funkcjonowanie CRU JSFP. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Podstawą kwalifikacji konkretnej umowy pozostają przepisy oraz rzeczywista treść stosunku prawnego.