Najważniejsze na dziś: do CRU JSFP nie trafia skan umowy, ale zestandaryzowane informacje o umowie. Dlatego jednostka powinna uporządkować nie tylko dokumenty, ale przede wszystkim źródła danych, reguły opisu pól, sposób ustalania wartości i procedurę aktualizacji.
Od czego zaczyna się przygotowanie danych do CRU JSFP
Przygotowanie danych do CRU JSFP zaczyna się od ustalenia jednej podstawowej rzeczy: jednostka nie publikuje w rejestrze skanu umowy, ale zestandaryzowane informacje o umowie.
Zakres obowiązkowych danych wynika z art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych, a ich doprecyzowanie z § 2 i § 3 rozporządzenia z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Tekst ustawy w PDF
Minimalny zestaw danych, który jednostka musi przygotować
- numer umowy, o ile został nadany,
- datę zawarcia umowy,
- okres, na jaki umowa została zawarta,
- oznaczenie stron umowy,
- wskazanie przedmiotu umowy,
- wartość umowy,
- informację o finansowaniu ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych,
- status umowy i dzień zakończenia jej obowiązywania,
- podstawę prawną nieudostępnienia informacji oraz organ albo osobę dokonującą wyłączenia jawności,
- podstawę dokonania aktualizacji informacji, jeżeli dane umowy zostały zmienione.
Jak rozumieć poszczególne pola
Okres obowiązywania
Trzeba wskazać, czy umowa została zawarta na czas oznaczony czy nieoznaczony. Dla czasu oznaczonego należy podać liczbę dni, miesięcy albo lat.
Oznaczenie stron
Dla JSFP i przedsiębiorców krajowych zakres obejmuje nazwę albo firmę, REGON, NIP oraz adres siedziby albo wykonywania działalności. Dla podmiotów zagranicznych: nazwę albo firmę i adres. Dla osoby fizycznej: imię i nazwisko.
Przedmiot umowy
Opis powinien pokazywać, co faktycznie jest kupowane albo zlecane. Warto unikać skrótów technicznych, symboli sprawy i lokalnych oznaczeń zrozumiałych tylko wewnątrz jednostki.
Wartość umowy wymaga jednej twardej reguły
Szczególnej uwagi wymaga wartość umowy. Wartość podaje się w złotych, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli wartość została określona w umowie, przyjmuje się całkowitą wartość wskazaną w umowie. Jeżeli umowa została zawarta na czas nieoznaczony, przyjmuje się wartość za pierwsze 48 miesięcy jej wykonywania. Jeżeli wartość nie została określona w umowie, należy przyjąć łączną wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację umowy.
Przy ustalaniu wartości uwzględnia się opcje oraz wznowienia, ale nie uwzględnia się podatku od towarów i usług. Wysokość środków faktycznie wydatkowanych na realizację umowy nie zmienia sposobu określenia wartości na potrzeby CRU JSFP.
W praktyce jednostka powinna mieć jedną wewnętrzną regułę ustalania wartości umowy: kto ją wylicza, na podstawie jakiego dokumentu, według jakiego kursu w przypadku umów walutowych, jak traktuje opcje i wznowienia oraz kto zatwierdza wartość przed publikacją.
Status umowy, jawność i aktualizacje
Status umowy
Rozporządzenie przewiduje oznaczenie umowy jako aktywnej albo nieaktywnej. Jednostka musi mieć jasną regułę, kiedy umowa przestaje być aktywna: z upływem terminu, po wypowiedzeniu, po rozwiązaniu, po wykonaniu albo po odstąpieniu.
Wyłączenia jawności
Jeżeli informacja nie może zostać udostępniona, trzeba wskazać podstawę prawną nieudostępnienia oraz organ albo stanowisko osoby, która dokonała wyłączenia jawności. Nie wystarczy ogólne oznaczenie typu „tajemnica”.
Aktualizacje danych
Przy aktualizacji trzeba wskazać przyczynę zmiany, na przykład zmianę umowy, wypowiedzenie, cesję praw albo korektę błędu, wraz ze zwięzłym opisem i datą zaistnienia przyczyny.
Gdzie najczęściej pojawiają się błędy
- dane są rozproszone między kancelarią, zamówieniami publicznymi, księgowością i komórką merytoryczną,
- numer, data, wartość i strony umowy są przechowywane w różnych wersjach,
- brakuje lokalnej reguły, kiedy zmiana na umowie powoduje obowiązek aktualizacji danych w CRU JSFP.
Praktyczny model przygotowania danych
- jedno źródło numeru umowy i daty zawarcia,
- jedno źródło danych stron umowy,
- jeden właściciel pola „przedmiot umowy”,
- jedna reguła ustalania wartości umowy w złotych, bez VAT, z uwzględnieniem opcji i wznowień,
- jedna procedura oznaczania statusu umowy jako aktywnej albo nieaktywnej,
- jedna ścieżka zatwierdzania wyłączeń jawności,
- jedna ścieżka zatwierdzania aktualizacji danych,
- jedna historia zmian pokazująca, kto, kiedy i dlaczego zmienił dane umowy.
Jeżeli jednostka chce zasilać CRU JSFP przez API
Jeżeli jednostka chce zasilać CRU JSFP automatycznie albo półautomatycznie, potrzebuje dodatkowo uzgodnić mapowanie danych do interfejsu API. § 12 rozporządzenia wprost przewiduje możliwość zasilania systemu centralnego danymi z innych systemów teleinformatycznych przez interfejs programistyczny.
To oznacza, że lokalna ewidencja umów powinna przechowywać dane w sposób uporządkowany, walidowalny i możliwy do technicznego przekazania do CRU JSFP.
Wniosek praktyczny: najlepsze przygotowanie danych do CRU JSFP nie polega na utworzeniu kolejnego arkusza Excel. Polega na zbudowaniu kontrolowanego procesu: od rejestracji umowy, przez kwalifikację, uzupełnienie danych, weryfikację wartości, ocenę jawności, zatwierdzenie, publikację, aż po aktualizacje i korekty.
Źródła
- Art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1844.
- Art. 34a ust. 8–10 ustawy o finansach publicznych w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1844.
- § 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.
- § 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.
- § 12 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. — zasilanie CRU JSFP przez API.