Treść przygotowana z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Stan prawny: 30 sierpnia 2026 r.
Jedną z informacji udostępnianych w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych jest wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o finansach publicznych. Wynika to z art. 34a ust. 7 pkt 7 u.f.p.
Na początku trzeba jednak zaznaczyć, że artykuł dotyczy umów, których informacje podlegają udostępnieniu w CRU JSFP. Sam fakt finansowania ze środków europejskich nie powoduje, że każda umowa automatycznie trafia do rejestru. Warunki objęcia umowy obowiązkiem CRU określa odrębnie art. 34a u.f.p.; finansowanie jest dopiero jedną z informacji podawanych o umowie objętej rejestrem. MF również wyraźnie rozdziela zakres przedmiotowy CRU od zakresu informacji zamieszczanych o poszczególnych umowach.
W samym systemie informacja o finansowaniu ma charakter binarny. Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie CRU JSFP podaje się ją przez udzielenie odpowiedzi pozytywnej albo negatywnej.
Najważniejsza praktyczna zasada jest następująca:
Jeżeli choć część umowy jest finansowana ze środków objętych art. 5 ust. 1 pkt 2–3 u.f.p., należy wskazać „tak”. Nie ma minimalnego procentowego poziomu takiego finansowania.
Ministerstwo Finansów potwierdza to wprost w FAQ 11.7.1: zarówno przy finansowaniu w 100%, jak i przykładowo w 15%, odpowiedź jest pozytywna. W FAQ 11.7.2 MF wskazuje natomiast, że informacja może wymagać aktualizacji, np. wskutek późniejszego pozyskania środków na realizację danej umowy.
Co obejmuje art. 5 ust. 1 pkt 2–3 u.f.p.?
Potocznie pole CRU bywa określane jako informacja o „finansowaniu unijnym”. To pewne uproszczenie.
Odesłanie do art. 5 ust. 1 pkt 2–3 ma charakter zakresowy. Według aktualnego brzmienia ustawy obejmuje ono pkt 2, 2a, 2b, 2c oraz 3. Kategorie te wynikają z art. 5 ust. 1 u.f.p. z uwzględnieniem nowelizacji dodającej pkt 2c.
W uproszczeniu zakres przedstawia się następująco:
| Przepis | Jakie środki obejmuje |
|---|---|
| art. 5 ust. 1 pkt 2 | środki pochodzące z budżetu UE oraz niepodlegające zwrotowi środki pomocy państw EFTA |
| pkt 2a | środki, o których mowa w art. 3b ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju |
| pkt 2b | środki, o których mowa w art. 202 ust. 4 u.f.p. |
| pkt 2c | określone środki finansowe, odsetki, inne przychody i zyski związane z instrumentami PROW 2014–2020 |
| pkt 3 | inne niż wymienione w pkt 2 niepodlegające zwrotowi środki pochodzące ze źródeł zagranicznych |
Do kategorii z pkt 2 ustawa zalicza m.in. środki funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, wskazane fundusze związane z rybactwem, środki wspólnej polityki rolnej, Interreg, Norweski Mechanizm Finansowy, Mechanizm Finansowy EOG, Szwajcarsko-Polski Program Współpracy oraz określone środki związane z Instrumentem na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności.
Pkt 2c został dodany ustawą z 17 kwietnia 2026 r., ogłoszoną 25 maja 2026 r. jako Dz.U. z 2026 r. poz. 680. Ustawa weszła w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia, czyli 9 czerwca 2026 r.
Dlatego przy nietypowym źródle finansowania nie warto ograniczać analizy do pytania „czy to są klasyczne fundusze unijne?”. Trzeba ustalić, czy konkretne środki mieszczą się w ustawowym zakresie art. 5 ust. 1 pkt 2–3.
Finansowanie częściowe – 15% także oznacza „tak”
Załóżmy, że uczelnia zawiera umowę na zakup aparatury za 200 000 zł.
30 000 zł zostanie sfinansowane ze środków EFRR, natomiast 170 000 zł ze środków własnych uczelni.
Udział środków europejskich wynosi więc tylko 15%.
W CRU należy wskazać:
Finansowanie ze środków z art. 5 ust. 1 pkt 2–3: TAK.
Nie ma znaczenia, że większość kosztu stanowi wkład własny. MF w FAQ 11.7.1 wprost wskazuje przykład finansowania na poziomie 15%.
CRU nie wymaga przy tym podania procentu dofinansowania, jego wartości ani numeru projektu. Dla tego pola rozporządzenie przewiduje jedynie odpowiedź pozytywną albo negatywną.
Refundacja – pierwszy przelew nie przesądza o odpowiedzi
W projektach europejskich często występuje model refundacyjny: jednostka najpierw płaci wykonawcy ze swojego rachunku, a następnie odzyskuje część kosztu ze środków projektu.
Załóżmy, że uczelnia zawiera umowę na usługę za 100 000 zł. Uczelnia ma już przyznane finansowanie, a dokumenty stanowiące jego podstawę obejmują wydatek wynikający z tej konkretnej umowy. Zgodnie z nimi 60 000 zł kosztu będzie refundowane ze środków EFS+, natomiast 40 000 zł pozostanie wkładem własnym.
Uczelnia najpierw opłaca całą fakturę z własnego rachunku.
W takim przypadku właściwą odpowiedzią jest:
TAK.
Techniczny sposób zapewnienia płynności finansowej i to, z którego rachunku nastąpi pierwszy przelew, nie powinny być utożsamiane ze źródłem finansowania umowy.
Jest to jednak wniosek interpretacyjny dotyczący sposobu stosowania przepisu, a nie szczegółowa reguła wyrażona w FAQ MF. Ministerstwo potwierdza częściowe finansowanie i możliwość późniejszej aktualizacji, ale nie określa uniwersalnego momentu, od którego każdy rodzaj refundowanego wydatku należy uznawać za finansowany.
Sam wniosek o dofinansowanie nie oznacza jeszcze „tak”
Inaczej wygląda sytuacja, gdy jednostka dopiero ubiega się o środki.
Samo założenie:
„Jeżeli otrzymamy dofinansowanie, rozliczymy z niego również tę umowę”
nie oznacza jeszcze, że umowa jest aktualnie finansowana ze środków z art. 5 ust. 1 pkt 2–3.
MF w FAQ 11.7.2 wskazuje, że informacja może ulec zmianie wskutek późniejszego pozyskania środków na poczet realizacji danej umowy.
Dlatego samo złożenie wniosku o dofinansowanie co do zasady nie powinno wystarczać do zaznaczenia „tak”.
Jednostka powinna posiadać podstawę pozwalającą stwierdzić, że konkretna umowa lub wynikający z niej wydatek zostały objęte określonym finansowaniem. W zależności od programu może wynikać to z umowy o dofinansowanie, decyzji, aneksu, zatwierdzonych dokumentów projektu albo innych wiążących dokumentów.
Nie można natomiast stworzyć uniwersalnej zasady:
„data podpisania umowy o dofinansowanie = zawsze data zmiany pola CRU”.
Umowa o dofinansowanie może obejmować cały projekt i szeroki katalog wydatków. Każdorazowo trzeba ustalić, czy obejmuje również konkretną umowę wpisaną do CRU.
Finansowanie pozyskane po zawarciu umowy
Załóżmy, że urząd zawiera 10 lipca umowę na dostawę sprzętu za 300 000 zł. W chwili zawierania umowy wydatek ma być finansowany wyłącznie ze środków własnych.
Do CRU trafia więc:
NIE.
Później jednostka pozyskuje finansowanie, a dokumentacja projektu wiążąco obejmuje również zakup realizowany na podstawie tej umowy.
Informacja ulega zmianie:
NIE → TAK.
To sytuacja odpowiadająca kierunkowi wskazanemu przez MF w FAQ 11.7.2.
Ile jest czasu na aktualizację?
Art. 34a ust. 10 u.f.p. wymaga udostępniania i aktualizowania informacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni — odpowiednio od dnia zawarcia umowy albo zaistnienia zmiany informacji o umowie. Do tego terminu nie wlicza się dni awarii systemu, o której mowa w art. 34b ust. 2 u.f.p.
Termin 30 dni jest więc terminem maksymalnym. Ustawowy obowiązek realizuje kierownik jednostki, nawet jeżeli technicznego wprowadzenia danych dokonuje inna upoważniona osoba.
Zmiana źródła finansowania nie zawsze zmienia wpis
Pole dotyczące finansowania ma charakter binarny. Obowiązkowe pole dotyczące finansowania nie wymaga wskazywania procentowego udziału poszczególnych źródeł.
Dlatego nie każda zmiana struktury finansowania oznacza zmianę tego pola.
| Sytuacja | Przed | Po | Czy zmienić pole? |
|---|---|---|---|
| 15% EFRR → 70% EFRR | TAK | TAK | nie |
| EFRR → EFS+ | TAK | TAK | nie |
| środki własne → 20% EFRR | NIE | TAK | tak |
| 70% EFS+ → 10% EFS+ | TAK | TAK | nie |
| definitywne wycofanie finansowania przed jego wykorzystaniem, bez pozostawienia innego finansowania z art. 5 ust. 1 pkt 2–3 | TAK | NIE | co do zasady tak |
| zwrot wcześniej wykorzystanych środków, np. po kontroli | TAK | zależnie od wyniku oceny | wymaga indywidualnej oceny |
Oczywiście zmiana sposobu finansowania może równocześnie powodować zmianę innych danych dotyczących umowy. Każdą informację objętą art. 34a ust. 7 trzeba wtedy ocenić odrębnie.
Umowa finansowana z kilku projektów
Jedna umowa może być rozliczana z kilku źródeł.
Przykładowo umowa o wartości 500 000 zł może być finansowana:
- w 100 000 zł z projektu EFRR,
- w 150 000 zł z projektu EFS+,
- w 250 000 zł ze środków własnych.
Dla pola dotyczącego finansowania odpowiedź brzmi:
TAK.
Nie trzeba z tego powodu tworzyć odrębnych wpisów dla poszczególnych projektów. CRU ewidencjonuje informacje o umowie, a nie strukturę projektowego rozliczenia każdej złotówki.
Ta sama zasada dotyczy sytuacji, gdy tylko określona część przedmiotu umowy albo określone wydatki wynikające z umowy są objęte finansowaniem. Skoro część umowy finansowana jest ze wskazanych środków, stanowisko MF dotyczące finansowania częściowego prowadzi do odpowiedzi pozytywnej.
Co przy wycofaniu albo zwrocie finansowania?
Tu nie należy stosować automatyzmu.
Jeżeli finansowanie zostało definitywnie wycofane przed jego wykorzystaniem, a umowa od tego momentu nie jest objęta żadnym innym finansowaniem mieszczącym się w art. 5 ust. 1 pkt 2–3, uzasadniona będzie aktualizacja:
TAK → NIE.
Jeżeli finansowanie jedynie zmniejszono, ale część umowy nadal pozostaje finansowana ze wskazanych środków:
TAK pozostaje TAK.
Inaczej trzeba natomiast traktować sytuację, gdy środki zostały już wykorzystane, a następnie jednostka została zobowiązana do ich zwrotu, np. po kontroli albo stwierdzeniu nieprawidłowości.
Nie powinno się automatycznie przyjmować, że każdy taki zwrot oznacza zmianę:
TAK → NIE.
Umowa mogła być wcześniej faktycznie finansowana ze wskazanego źródła, a późniejsza korekta finansowa czy obowiązek zwrotu stanowi odrębne zdarzenie związane z rozliczeniem projektu.
FAQ MF 11.7.1–11.7.2 tego przypadku nie rozstrzyga. Konieczna jest zatem ocena charakteru konkretnego zdarzenia oraz dokumentów będących podstawą zwrotu.
Przy aktualizacji trzeba podać jej podstawę
Zmiana „nie” na „tak” albo „tak” na „nie” nie kończy obowiązku aktualizacji.
Art. 34a ust. 7 pkt 10 wymaga wskazania również podstawy dokonania aktualizacji informacji o umowie.
Zgodnie z § 3 pkt 8 rozporządzenia informacja ta obejmuje wskazanie przyczyny aktualizacji, zwięzły opis aktualizacji oraz datę, od której przyczyna ta zaistniała.
Przykładowy opis może brzmieć:
„Pozyskanie finansowania na realizację części umowy w ramach projektu X. Od 20 sierpnia 2026 r. wydatki wynikające z umowy zostały objęte finansowaniem ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2–3 u.f.p.”
Opis i data muszą jednak odpowiadać rzeczywistym dokumentom jednostki. Nie należy automatycznie stosować daty zawarcia umowy o dofinansowanie, jeżeli objęcie konkretnego kontraktu finansowaniem nastąpiło w innym momencie.
Osoba obsługująca CRU musi otrzymać potwierdzoną informację
Źródło finansowania często nie wynika z samej umowy z wykonawcą.
Informacja może znajdować się w dokumentacji projektu, systemie finansowo-księgowym, umowie o dofinansowanie albo pozostawać w dyspozycji kierownika projektu.
Dlatego procedura wewnętrzna powinna zapewniać, aby osoba wprowadzająca dane do CRU otrzymała co najmniej informację pozwalającą zidentyfikować umowę, potwierdzenie występowania albo braku finansowania z art. 5 ust. 1 pkt 2–3, podstawę tego ustalenia, datę jego obowiązywania oraz informację o późniejszych zmianach.
Warto przy tym wprowadzić wewnętrzny termin przekazywania takich zmian znacznie krótszy niż ustawowe 30 dni. Kierownik jednostki odpowiada bowiem za prawidłowość i aktualność informacji w CRU, niezależnie od tego, pomiędzy iloma komórkami organizacyjnymi przebiega ich obieg.
Praktycznym rozwiązaniem jest także okresowe uzgadnianie danych między CRU, ewidencją projektów oraz systemem finansowo-księgowym. Szczególną uwagę warto poświęcić umowom, które pierwotnie finansowano wyłącznie ze środków własnych, a dopiero później włączono do projektu.
Szybka tabela decyzji
| Sytuacja | Odpowiedź / działanie |
|---|---|
| 100% finansowania z art. 5 ust. 1 pkt 2–3 | TAK |
| 15% takich środków + 85% środków własnych | TAK |
| niewielka część umowy finansowana z tych środków | TAK |
| refundacja konkretnego wydatku objęta już przyznanym finansowaniem | TAK |
| wyłącznie środki własne | NIE |
| złożono dopiero wniosek o dofinansowanie | co do zasady NIE, dopóki nie ma podstaw do uznania konkretnej umowy za objętą finansowaniem |
| środki przyznano później i objęto nimi daną umowę | NIE → TAK |
| udział finansowania spadł z 80% do 10% | nadal TAK |
| EFRR zastąpiono EFS+ | nadal TAK |
| finansowanie definitywnie wycofano przed wykorzystaniem i nie pozostało inne finansowanie z art. 5 ust. 1 pkt 2–3 | co do zasady TAK → NIE |
| wcześniej wykorzystane środki trzeba zwrócić po kontroli | indywidualna ocena – nie zmieniać automatycznie na NIE |
Wnioski praktyczne
Największe ryzyko nie leży w samym zaznaczeniu pola „tak” albo „nie”, lecz w przepływie informacji wewnątrz jednostki. Źródło finansowania może zmienić się długo po podpisaniu umowy, dlatego procedura CRU powinna obejmować również obowiązek przekazywania informacji o późniejszym objęciu umowy finansowaniem, jego zmianie lub wycofaniu.
FAQ Ministerstwa Finansów daje jednoznaczną odpowiedź w dwóch kluczowych kwestiach: częściowe finansowanie również oznacza „tak”, a informacja może wymagać późniejszej aktualizacji. Nie rozstrzyga jednak wszystkich przypadków refinansowania, cofnięcia finansowania czy zwrotu już wykorzystanych środków. W takich sytuacjach trzeba oddzielić treść ustawy i stanowisko MF od przyjętej przez jednostkę interpretacji konkretnego stanu faktycznego.
Źródła
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – karta aktu w ELI, tekst ujednolicony i akty zmieniające, w szczególności art. 5 oraz art. 34a–34b; z uwzględnieniem nowelizacji z Dz.U. z 2026 r. poz. 680.
- FAQ Ministerstwa Finansów dotyczące CRU JSFP, w szczególności pytania 1.1, 11.7.1 i 11.7.2; dostęp: 30 sierpnia 2026 r.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie CRU JSFP (Dz.U. z 2026 r. poz. 440), w szczególności § 3 pkt 5 i 8.
- Ustawa z dnia 17 kwietnia 2026 r. zmieniająca ustawę o wspieraniu rozwoju obszarów wiejskich oraz niektóre inne ustawy (Dz.U. z 2026 r. poz. 680), w szczególności art. 3 dodający art. 5 ust. 1 pkt 2c u.f.p. oraz art. 5 określający termin wejścia w życie.
FAQ Ministerstwa Finansów jest materiałem interpretacyjnym i nie stanowi źródła powszechnie obowiązującego prawa. Artykuł ma charakter informacyjny; ocena nietypowego źródła finansowania wymaga analizy przepisów i dokumentów dotyczących konkretnej umowy.