CRU JSFP: jak ustalić datę zawarcia umowy i datę zakończenia

Na potrzeby CRU JSFP trzeba odróżnić co najmniej cztery daty: datę zawarcia umowy, datę podpisania dokumentu, datę rozpoczęcia wykonania oraz dzień zakończenia realizacji albo obowiązywania umowy.

To nie są pojęcia tożsame. W praktyce największe błędy pojawiają się wtedy, gdy jednostka mechanicznie przepisuje do rejestru datę z faktury, datę wpływu dokumentu albo datę z systemu finansowo-księgowego, zamiast ustalić rzeczywisty moment zawarcia i zakończenia umowy.

Najkrótsza odpowiedź

W CRU JSFP znaczenie mają przede wszystkim dwie informacje wymagane ustawowo: data zawarcia umowy oraz status umowy i dzień zakończenia jej obowiązywania. Pozostałe daty bywają bardzo pomocne, ale nie powinny być z nimi utożsamiane automatycznie.

Data podpisania dokumentu pokazuje, kiedy podpisano egzemplarz lub plik, ale nie zawsze przesądza jeszcze o chwili zawarcia umowy.
Data zawarcia umowy albo zamówienia wynika z momentu skutecznego dojścia do porozumienia stron w rozumieniu prawa cywilnego.
Data rozpoczęcia wykonania określa początek realizacji świadczenia i może mieć znaczenie pomocnicze, a czasem także znaczenie dla ustalenia chwili zawarcia.
Data zakończenia realizacji albo obowiązywania powinna wynikać z treści umowy, sposobu jej wykonania, aneksów, wypowiedzenia, rozwiązania albo innego zdarzenia kończącego stosunek umowny.

Dlaczego to ma znaczenie w CRU JSFP?

Od 1 lipca 2026 r. art. 34a ust. 7 ustawy o finansach publicznych wymaga publikowania w CRU JSFP m.in. daty zawarcia umowy, okresu, na jaki umowa została zawarta, a także statusu umowy i dnia zakończenia obowiązywania umowy.

Rozporządzenie z dnia 30 marca 2026 r. doprecyzowuje, że informacja o okresie obejmuje wskazanie, czy umowa została zawarta na czas oznaczony czy nieoznaczony, a przy statusie umowy dzień zmiany statusu z aktywnej na nieaktywną jest automatycznie oznaczany w systemie jako dzień zakończenia obowiązywania umowy.

Wniosek praktyczny jest prosty: nawet jeżeli jednostka wewnętrznie posługuje się dodatkowymi datami, do CRU JSFP nie należy wpisywać ich zamiennie. Najpierw trzeba ustalić, która data odpowiada polu wymaganemu przez ustawę i rozporządzenie.

Data zawarcia umowy albo zamówienia

Punktem wyjścia jest art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego. W razie wątpliwości umowę uważa się za zawartą z chwilą otrzymania przez oferenta oświadczenia o przyjęciu oferty, a gdy dojście takiego oświadczenia nie jest potrzebne — z chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.

W praktyce oznacza to, że datą zawarcia będzie najczęściej:

dzień podpisania umowy przez obie strony, jeżeli podpisy zostały złożone tego samego dnia i nie ma innych zastrzeżeń co do chwili związania stron,
dzień złożenia ostatniego skutecznego podpisu albo dzień, w którym przyjęcie oferty doszło do oferenta, jeżeli strony podpisywały dokument w różnych terminach,
dzień przyjęcia zamówienia przez wykonawcę, jeżeli umowa została zawarta przez e-mail, formularz, sklep internetowy albo platformę zakupową,
dzień rozpoczęcia realizacji, jeżeli z okoliczności wynika, że samo przystąpienie do wykonania oznaczało przyjęcie zamówienia.

To dlatego data zawarcia nie zawsze pokrywa się z datą wydruku dokumentu, datą podpisu pierwszej strony albo datą rejestracji sprawy w obiegu wewnętrznym.

Data podpisania dokumentu to nie zawsze data zawarcia

W wielu jednostkach funkcjonuje skrót myślowy: „na umowie jest data, więc to jest data zawarcia”. Taki skrót bywa poprawny tylko w prostych przypadkach, gdy obie strony podpisały dokument tego samego dnia i od razu doszło do skutecznego przyjęcia oświadczeń.

W praktyce trzeba uważać zwłaszcza wtedy, gdy:

dokument podpisała najpierw jedna strona, a druga kilka dni później,
umowa była zawierana obiegowo, korespondencyjnie albo elektronicznie,
w dokumencie wpisano jedną datę, ale podpisy albo akceptacje pojawiły się w innych dniach,
zamówienie zostało wysłane wcześniej, a wykonawca przyjął je później mailowo lub przez platformę,
zawarcie nastąpiło przez wykonanie, a nie przez formalne oświadczenie „akceptuję”.

W takich sytuacjach jednostka powinna potrafić wykazać, skąd wynika przyjęta data zawarcia: z podpisów, z korespondencji, z akceptacji zamówienia, z regulaminu platformy albo z dokumentu potwierdzającego rozpoczęcie wykonania.

Czego nie utożsamiać automatycznie z datą zawarcia

Na potrzeby CRU JSFP nie należy bezrefleksyjnie przyjmować, że datą zawarcia umowy jest:

data faktury,
data wpływu dokumentu do jednostki,
data dekretacji lub akceptacji finansowej,
data rejestracji w systemie finansowo-księgowym,
data zatwierdzenia zapotrzebowania albo wniosku zakupowego,
data odbioru świadczenia.

Takie daty mogą mieć znaczenie pomocnicze, ale same w sobie nie przesądzają jeszcze o tym, kiedy doszło do zawarcia umowy albo przyjęcia zamówienia.

Zamówienie w rozumieniu Pzp a zawarcie umowy

To rozróżnienie ma znaczenie także dlatego, że art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych definiuje zamówienie jako odpłatną umowę zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług.

Z punktu widzenia CRU JSFP nie wystarczy więc ustalić, kiedy w jednostce uruchomiono procedurę zakupową. Kluczowe jest ustalenie, kiedy powstała sama umowa albo zamówienie w sensie cywilnoprawnym.

Data rozpoczęcia wykonania

Data rozpoczęcia wykonania nie jest tym samym co data zawarcia, ale bywa bardzo ważna praktycznie. Po pierwsze, może pomóc ustalić moment zawarcia wtedy, gdy przyjęcie oferty nastąpiło przez przystąpienie do wykonania. Po drugie, bywa punktem odniesienia dla obliczenia terminu realizacji, jeżeli umowa przewiduje np. start świadczenia od konkretnego dnia.

Dlatego warto rozdzielać w dokumentacji co najmniej trzy sytuacje:

umowa została zawarta wcześniej, ale realizacja rusza później,
umowa została zawarta i zaczęła być wykonywana tego samego dnia,
umowa została zawarta właśnie przez rozpoczęcie wykonania.

Jak ustalać datę zakończenia realizacji albo obowiązywania umowy

Tu trzeba zacząć od ważnego doprecyzowania: w CRU JSFP ustawowo pojawia się dzień zakończenia obowiązywania umowy. W praktyce przy wielu umowach jednorazowych dzień zakończenia realizacji i dzień zakończenia obowiązywania będą bardzo bliskie albo tożsame, ale nie zawsze tak jest.

Najbezpieczniej ustalać tę datę przede wszystkim na podstawie treści umowy, zamówienia, oferty, regulaminu albo innego dokumentu tworzącego zobowiązanie stron.

Jeżeli w umowie wskazano konkretny termin, na przykład „realizacja do dnia 31 grudnia 2026 r.”, ta data powinna być podstawowym punktem odniesienia. Jeżeli termin określono opisowo, np. „30 dni od dnia zawarcia umowy”, najpierw trzeba prawidłowo ustalić datę zawarcia, a dopiero potem obliczyć termin zakończenia.

Jednorazowa dostawa, usługa albo robota budowlana

Przy świadczeniach jednorazowych dzień zakończenia realizacji będzie co do zasady wiązał się z wykonaniem świadczenia zgodnie z umową. W praktyce często potwierdza go protokół odbioru, potwierdzenie dostawy, odbiór etapu końcowego albo inny dokument odbiorowy.

Jeżeli jednak umowa przewiduje dalszy okres obowiązywania po samym wykonaniu głównego świadczenia, np. obowiązkowy serwis, utrzymanie, wsparcie albo inne elementy będące częścią tego samego stosunku umownego, trzeba patrzeć na rzeczywisty koniec obowiązywania wynikający z treści umowy, a nie wyłącznie na datę pierwszego odbioru.

Także tutaj nie należy automatycznie utożsamiać końca realizacji z datą faktury ani datą zapłaty.

Usługi ciągłe, abonamenty, najem, serwis, wsparcie

Przy usługach ciągłych albo okresowych właściwa będzie zwykle data końca okresu obowiązywania umowy lub okresu świadczenia usługi, a nie data pojedynczego rozliczenia częściowego.

Dotyczy to typowo takich przypadków jak:

utrzymanie systemu informatycznego,
abonament i licencja czasowa,
najem lub dzierżawa,
obsługa techniczna, serwis lub wsparcie powdrożeniowe,
świadczenia rozliczane miesięcznie, ale wykonywane stale przez cały okres umowy.

W takich sytuacjach pojedyncza faktura miesięczna nie zamyka jeszcze obowiązywania umowy. O końcu umowy decyduje raczej upływ ustalonego okresu, wypowiedzenie, rozwiązanie, odstąpienie albo inne zdarzenie kończące stosunek prawny.

Co zrobić, gdy umowa nie wskazuje terminu wprost

Zdarza się, że umowa nie podaje jednej sztywnej daty końcowej. Wtedy trzeba sięgnąć do konstrukcji zobowiązania i dokumentów wykonawczych. Pomocnicze znaczenie może mieć tu art. 455 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.

Nie oznacza to jednak, że w CRU JSFP należy sztucznie wpisywać arbitralną datę końcową. Jeżeli termin nie wynika wprost z umowy, jednostka powinna udokumentować, z czego wyprowadza dzień zakończenia obowiązywania: z wezwania do wykonania, z faktycznego wykonania, z odbioru albo z innego zdarzenia kończącego stosunek umowny.

Umowy zawarte na czas nieoznaczony

Jeżeli umowa została zawarta na czas nieoznaczony, nie należy tworzyć daty końcowej tylko po to, aby „domknąć” rekord. Taka umowa obowiązuje do czasu jej rozwiązania, wypowiedzenia, odstąpienia albo wystąpienia innego zdarzenia kończącego.

W praktyce oznacza to, że dopóki takie zdarzenie nie nastąpi, umowa pozostaje aktywna. Dopiero później pojawia się potrzeba zmiany statusu i odzwierciedlenia dnia zakończenia obowiązywania.

Jak dokumentować przyjętą datę

Najbezpieczniejsza zasada praktyczna brzmi: do CRU JSFP nie należy przepisywać dat mechanicznie z jednego dokumentu bez sprawdzenia, czy naprawdę odpowiadają polu wymaganemu przez ustawę.

Jednostka powinna móc wykazać, dlaczego przyjęła konkretną datę. Dlatego przy zamówieniach mailowych, internetowych i uproszczonych warto przechowywać nie tylko fakturę, ale również:

zamówienie,
potwierdzenie przyjęcia zamówienia,
regulamin albo ofertę,
korespondencję pokazującą moment akceptacji,
dokument wykonania lub odbioru świadczenia,
aneks, wypowiedzenie, odstąpienie albo rozwiązanie umowy, jeżeli wpłynęły na dzień zakończenia obowiązywania.

Najbezpieczniejszy model działania w jednostce

Najpierw ustal rodzaj daty.
Sprawdź, czy patrzysz na datę podpisania, zawarcia, rozpoczęcia wykonania czy zakończenia obowiązywania.
Następnie wskaż źródło.
Ustal, czy wynika ona z umowy, korespondencji, platformy zakupowej, odbioru, aneksu czy innego dokumentu.
Potem oceń, które pole CRU JSFP ma zostać wypełnione.
Nie każda data pomocnicza powinna trafić do rejestru centralnego.
Na końcu zostaw ślad uzasadnienia.
W razie sporu albo korekty jednostka powinna móc odtworzyć, dlaczego przyjęto właśnie tę datę.

Stan prawny przyjęty w artykule: 5 lipca 2026 r. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przy nietypowych modelach zawarcia umowy, wielostopniowej akceptacji, zakupach platformowych albo sporach co do końca obowiązywania umowy warto przeprowadzić indywidualną analizę dokumentów źródłowych.

Źródła prawne

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w zakresie art. 34a–34d.
Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1844, wprowadzająca i modyfikująca przepisy CRU JSFP oraz przewidująca ich stosowanie do umów od 1 lipca 2026 r.
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, Dz.U. 2026 poz. 440.
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, art. 7 pkt 32.
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 70 i art. 455.

Oficjalne teksty i akty powiązane: